Сегодня большая часть всех документов создается в электронном виде. Однако чаще всего после создания они распечатываются на бумаге и курсируют между компаниями и внутри них. Счета-фактуры, акты сверок, товарные накладные, договоры и т.п. — все это необходимо сверить, согласовать и подписать. С 2011 года Министерство финансов Российской Федерации разрешило использование счетов-фактур в электронном виде с использованием электронной подписи. Это послужило толчком к активному развитию и внедрению электронного документооборота.

Электронный документооборот — это не только движение документов, но и способ организации работы без использования бумажных носителей: регистрация и ввод документов, поиск документов, создание отчетов, контроль исполнения, ведение архива и т.д. Фактически, электронный документооборот — это обмен документами в электронном виде через локальную сеть, сеть Интернет или иными средствами. Информация, которой Вы обмениваетесь, может носить конфиденциальный характер. Попадая в общедоступную сеть, она нуждается в защите. Защищать электронный документ в процессе обмена Вам помогает электронная подпись (ЭЦП). Она же обеспечивает и юридическую значимость пересылаемых электронных документов.

Электронный документооборот — это способ обмена документами, который осуществляется с помощью специализированной электронной системы, через сеть Интернет. Систему электронного документооборота используют крупные и мелкие компании с целью отправки информации сотрудникам внутри компании и внешним контрагентам, а также физические лица.

Уже сейчас организации и компании могут наладить обмен юридически значимыми электронными документами (ЮЗЭД). Такой обмен имеет существенные преимущества перед бумажной формой:

• Быстрый срок доставки документов (вне зависимости от адреса контрагента): в десятки раз меньше, чем срок доставки бумажных документов.
• Сокращение издержек, связанных с подготовкой и последующей передачей электронных документов между контрагентами: подготовка и передача юридически значимых документов в электронной форме по стоимости меньше передачи документов в бумажной форме.
• И это еще не все! Из данных преимуществ следуют реальные экономические выгоды:
• Быстрый обмен документами позволяет ускорить бизнес-процессы компаний (например, по заключению и актированию сделок), что в свою очередь увеличивает скорость оборота денежных средств, т.е. позволяет больше заработать за тот же самый период времени.
• Сокращение издержек на подготовку и передачу документов экономит денежные средства, которые можно направить на решение других задач.
• Быстрый обмен электронными документами и гарантия их доставки позволяют вовремя подавать отчетность в налоговые органы и НДС к вычету, что также позволяет оставлять денежные средства в обороте.
• Электронная форма документов облегчает процедуру обработки документов и позволяет ее существенно автоматизировать, что положительно влияет на скорость обработки документов в целом.
• Эти преимущества особенно актуальны для компаний с большим объемом внешнего документооборота.

Для межкорпоративного обмена, согласно действующему законодательству, например, можно использовать следующие виды документов:

• письма (требующие юридической значимости);
• договоры;
• счета;
• товарные накладные;
• товарно-транспортные накладные;
• акты выполненных работ и оказания услуг;
• акты сверки взаиморасчетов;
• счета-фактуры.

Системы электронного документооборота применяются на крупных и средних предприятиях, в государственных структурах, при работе на электронных торговых площадках. Так, она может применяется и при публикации сведений в открытых источниках: журнале «Вестник государственной регистрации» и газете «КоммерсантЪ», при регистрации и ликвидации организаций, при внесении изменений в учредительные документы и данные при организации и т.д.. Это в разы экономит Ваше время, а в некоторых случаях и деньги!

Перечень документов и стоимость ЭЦП Вы можете уточнить по телефону.